In vielen Betrieben wiederholt sich die Schreibarbeit jeden Tag: altes Angebot öffnen, Kundennamen ändern, Positionen anpassen, Preise nachschlagen, als PDF speichern. Später dasselbe noch einmal für die Rechnung. Das kostet Stunden pro Woche und führt zu Fehlern. Ich entwickle Ihnen ein Werkzeug, das diese Schreibarbeit mit Ihren eigenen Bausteinen vorbereitet.
Das Problem im Alltag
Angebote entstehen oft aus Word-Vorlagen und Excel-Listen. Die Texte sind zu 80 Prozent immer gleich, trotzdem wird jedes Mal kopiert und angepasst. Dabei rutschen alte Kundennamen oder falsche Preise durch. Und während das Angebot noch auf dem Schreibtisch liegt, hat der Kunde vielleicht schon woanders zugesagt.
So funktioniert die Lösung
- Bausteine und Preise an einem Ort: Ihre Leistungen, Preise und Standardtexte werden einmal sauber hinterlegt.
- Angebot zusammenklicken: Sie wählen Kunde und Leistungen aus, Mengen und Preise werden automatisch berechnet.
- KI hilft beim Text: Aus einer Kundenanfrage oder Ihren Stichpunkten schlägt ein KI-Sprachmodell die passenden Positionen und einen verständlichen Einleitungstext vor. Sie prüfen und passen an.
- Fertiges Dokument: Das Angebot entsteht als PDF in Ihrem Design und kann direkt per E-Mail verschickt werden.
- Vom Angebot zur Rechnung: Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung, auf Wunsch im vorgeschriebenen E-Rechnungsformat.
Die KI schlägt nur vor. Preise, Mengen und die endgültige Fassung bestimmen immer Sie.
Was Sie davon haben
- Schneller beim Kunden: Angebote gehen am selben Tag raus statt nach einer Woche.
- Weniger Fehler: Keine alten Namen, keine vergessenen Positionen, keine Rechenfehler.
- Einheitlicher Auftritt: Jedes Dokument sieht professionell aus, egal wer es erstellt.
- Bereit für die E-Rechnung: Rechnungen an andere Unternehmen müssen ab 2027 bzw. 2028 elektronisch verschickt werden. Das System erledigt das gleich mit.
Für welche Betriebe passt das?
Handwerksbetriebe mit Angeboten für Bad, Dach oder Elektrik, Garten- und Landschaftsbauer, Reinigungsfirmen, Veranstaltungstechnik, Agenturen und Beratungsbüros. Kurz: überall, wo viele ähnliche Angebote geschrieben werden, die sich nur in Details unterscheiden.
Was kostet das?
Ein Angebotsgenerator mit Ihren Bausteinen und Preisen ist oft ein kleines Werkzeug für etwa 1.500 bis 3.000 €. Mit KI-Unterstützung, E-Rechnung und Anbindung an Ihre Buchhaltung liegt es eher bei einer mittleren Web-Anwendung von etwa 4.000 bis 12.000 €. Die Nutzung des KI-Sprachmodells kostet bei üblichen Mengen meist nur wenige Euro im Monat. Mehr dazu im Ratgeber Was kostet Individualsoftware?.
Datenschutz: Wenn eine KI Kundendaten verarbeitet, sollte der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbieten und die Daten nicht zum Training verwenden. Ich wähle mit Ihnen einen passenden Anbieter aus, auf Wunsch mit Servern in der EU.
Häufige Fragen
Ich habe schon ein Buchhaltungsprogramm. Muss ich wechseln?
Nein. Viele Programme haben Schnittstellen, über die fertige Rechnungen übergeben werden können. Die Lösung ergänzt Ihr Programm, statt es zu ersetzen.
Kann die KI auch Preise kalkulieren?
Die Preise kommen aus Ihrer hinterlegten Preisliste, nicht von der KI. Die KI hilft dabei, aus einer Anfrage die passenden Positionen zu erkennen und Texte zu formulieren.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF reicht für Rechnungen an Unternehmen künftig nicht mehr aus.
Fazit
Wer viele ähnliche Angebote und Rechnungen schreibt, spart mit Bausteinen, Preisliste und etwas KI jede Woche Stunden. Zeigen Sie mir im kostenlosen Erstgespräch einfach ein typisches Angebot, dann sehen wir, wie viel sich davon automatisieren lässt.