Kanzleien, Ingenieurbüros und Sachverständige schreiben jeden Tag Texte, die sich zu großen Teilen wiederholen: Standardschreiben, Stellungnahmen, Gutachtenabschnitte, Leistungsbeschreibungen. Die guten Formulierungen gibt es längst. Sie müssen nur jedes Mal neu gesucht, kopiert und angepasst werden. Genau dabei kann KI helfen. Ich entwickle Ihnen eine Lösung, die dafür ausschließlich Ihre eigenen, geprüften Textbausteine nutzt.
Das Problem im Alltag
Bewährte Textblöcke liegen verstreut in alten Dokumenten, Word-Vorlagen und den Köpfen erfahrener Kollegen. Für jedes neue Schreiben wird gesucht, kopiert und umformuliert. Das kostet Zeit, die eigentlich für die fachliche Arbeit gebraucht wird. Und wer neu im Büro ist, kennt die guten Bausteine oft gar nicht.
So funktioniert die Lösung
- Bausteinbibliothek: Ihre bewährten Textblöcke werden gesammelt, geordnet und mit Stichworten versehen, zum Beispiel nach Rechtsgebiet, Gewerk oder Dokumentart.
- Sachverhalt eingeben: Sie beschreiben den Fall in Stichpunkten oder laden vorhandene Unterlagen hoch, etwa eine Mandantenmail oder ein Aufmaß.
- KI wählt aus: Ein KI-Sprachmodell sucht die passenden Bausteine heraus, setzt sie in eine sinnvolle Reihenfolge und passt Namen, Daten und Bezüge an.
- Entwurf im Word-Format: Heraus kommt ein Entwurf in Ihrer Vorlage, den Sie wie gewohnt in Word bearbeiten. Welche Bausteine verwendet wurden, ist erkennbar.
- Prüfen und fertigstellen: Die fachliche Prüfung und die letzte Fassung bleiben bei Ihnen.
Der Vorteil gegenüber einem allgemeinen Chatbot: Die KI arbeitet mit Ihren geprüften Formulierungen, statt frei zu erfinden.
Was Sie davon haben
- Schnellere Erstentwürfe: Statt einer Stunde Zusammensuchen ein Entwurf in wenigen Minuten.
- Einheitliche Qualität: Alle im Büro nutzen dieselben, geprüften Formulierungen.
- Wissen bleibt im Büro: Die Erfahrung erfahrener Kollegen steckt in der Bausteinbibliothek.
- Mehr Zeit fürs Fachliche: Sie konzentrieren sich auf die Punkte, die wirklich Ihr Urteil brauchen.
Für welche Betriebe passt das?
Rechtsanwaltskanzleien und Notariate, Steuerberater, Ingenieur- und Planungsbüros (Baubeschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Stellungnahmen), Architekturbüros, Sachverständige und Gutachter, aber auch Verwaltungen und Verbände mit vielen Standardschreiben.
Was kostet das?
Eine Bausteinbibliothek mit KI-gestützter Entwurfserstellung liegt meist im Bereich einer mittleren Web-Anwendung von etwa 4.000 bis 12.000 €. Ein großer Teil der Arbeit steckt darin, Ihre Bausteine sauber aufzubereiten. Die Nutzung des KI-Sprachmodells kostet je nach Menge meist einen kleinen Betrag pro Monat. Mehr im Ratgeber Was kostet Individualsoftware?.
Verschwiegenheit und Datenschutz: Für Berufsgeheimnisträger ist entscheidend, welcher KI-Anbieter die Daten verarbeitet. Ich achte auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verarbeitung in der EU und darauf, dass Daten nicht zum Training genutzt werden. Wo nötig, ist auch ein Modell möglich, das auf eigenen Servern läuft.
Häufige Fragen
Schreibt die KI dann meine Schriftsätze?
Sie schreibt einen Entwurf aus Ihren Bausteinen. Die rechtliche oder fachliche Bewertung, die Prüfung und die Verantwortung bleiben bei Ihnen. Die KI ist ein Werkzeug, kein Ersatz für Ihre Expertise.
Muss ich meine Bausteine erst mühsam sammeln?
Nein, das machen wir gemeinsam. Oft reichen eine Handvoll gute Musterdokumente, aus denen die Bausteine herausgelöst werden. Die Bibliothek wächst dann mit der Zeit.
Funktioniert das mit meinen Word-Vorlagen?
Ja. Die Entwürfe entstehen in Ihrer gewohnten Vorlage mit Briefkopf und Formatierung.
Fazit
Wenn Sie immer wieder dieselben Textblöcke zusammensuchen, kann eine KI mit Ihrer eigenen Bausteinbibliothek viel Zeit sparen, ohne dass Sie die Kontrolle abgeben. Bringen Sie zum kostenlosen Erstgespräch gern ein typisches Musterdokument mit.