Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Das hilft Ihnen allerdings wenig, wenn Sie gerade überlegen, ob sich eine eigene Software für Ihren Betrieb lohnt. Deshalb erkläre ich hier, wovon der Preis abhängt, mit welchen Beträgen Sie ungefähr rechnen können und wie Sie herausfinden, ob sich die Ausgabe für Sie rechnet.
Was ist Individualsoftware überhaupt?
Individualsoftware ist ein Programm, das genau für Ihren Betrieb entwickelt wird. Bei fertiger Software „von der Stange“ müssen Sie sich nach dem Programm richten. Bei Individualsoftware ist es umgekehrt: Die Software passt sich Ihren Abläufen an.
Das kann eine Web-Anwendung sein, die Sie im Browser öffnen, ein Rechner auf Ihrer Website oder ein kleines Programm, das im Hintergrund Daten von einem Programm ins andere überträgt.
Wie sich der Preis zusammensetzt
Software wird in der Regel nach Aufwand berechnet, also nach den Stunden für Planung, Entwicklung, Tests und Einrichtung. Mein Stundensatz liegt bei 80 €. Der Gesamtpreis hängt also vor allem davon ab, wie viel Arbeit in der Software steckt. Diese Punkte bestimmen den Aufwand am stärksten:
- Umfang: Wie viele Funktionen, Eingabemasken und Auswertungen braucht die Software? Eine einfache Liste mit Eingabefeld ist schnell gebaut, zehn verschiedene Bereiche dauern deutlich länger.
- Verbindungen zu anderen Programmen: Soll die Software mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem Shop oder Ihrem E-Mail-Postfach zusammenarbeiten? Jede dieser Verbindungen (Fachbegriff: Schnittstelle) bedeutet zusätzlichen Aufwand.
- Benutzer und Rechte: Arbeitet nur eine Person damit, ein ganzes Team oder sogar Ihre Kunden? Sollen alle alles sehen dürfen?
- Vorhandene Daten: Müssen alte Daten aus Excel-Tabellen oder einem bisherigen Programm übernommen werden?
- Gestaltung: Reicht eine schlichte, übersichtliche Oberfläche, oder soll die Software zum Auftritt Ihrer Firma passen?
- Ausnahmen: Der Aufwand steckt oft nicht im normalen Ablauf, sondern in den Sonderfällen. „Meistens machen wir es so, aber bei Stammkunden …“: Solche Regeln müssen alle mitgedacht werden.
Mit welchen Kosten Sie rechnen können
Jedes Projekt ist anders, deshalb sind die folgenden Beispiele nur eine grobe Orientierung. Sie zeigen aber gut, in welchen Größenordnungen sich typische Vorhaben kleiner Betriebe bewegen.
| Vorhaben | Beispiel | Grober Rahmen |
|---|---|---|
| Kleines Werkzeug | Ein Angebotsrechner für die Website oder ein Programm, das Bestellungen automatisch in eine Tabelle überträgt | ca. 1.500 bis 3.000 € |
| Mittlere Web-Anwendung | Eine Auftragsverwaltung mit Kundenliste, Bearbeitungsstand und Auswertungen für ein kleines Team | ca. 4.000 bis 12.000 € |
| Größeres System | Ein Kundenportal mit Anmeldung, mehreren Benutzerrollen und Verbindung zur Buchhaltung | ab ca. 12.000 € |
Bei mir beginnen Projekte in der Regel bei 1.500 €. Nach oben gibt es keine feste Grenze, weil das allein vom Umfang abhängt. Bevor es losgeht, bekommen Sie von mir eine Einschätzung, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.
Laufende Kosten nicht vergessen
Mit der Entwicklung allein ist es meist nicht getan. Damit Ihre Software zuverlässig läuft, fallen auch danach Kosten an:
- Hosting: Eine Web-Anwendung braucht einen Server, auf dem sie läuft. Für kleine Anwendungen sind das oft zwischen 5 und 30 € im Monat.
- Wartung: Technik entwickelt sich weiter. Sicherheitsupdates und kleine Anpassungen sollten Sie regelmäßig einplanen.
- Weiterentwicklung: Wenn Ihr Betrieb wächst, kann die Software mitwachsen. Neue Funktionen lassen sich nach und nach ergänzen.
Was zu einem sorgenfreien Betrieb dazugehört, beschreibe ich auf der Seite Wartung & Hosting.
Lohnt sich das? Eine einfache Rechnung
Ob sich eine Software lohnt, lässt sich oft schnell überschlagen. Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin überträgt jede Woche drei Stunden lang Bestellungen von Hand in andere Programme. Bei Lohnkosten von 30 € pro Stunde sind das 90 € pro Woche, bei 48 Arbeitswochen also rund 4.300 € im Jahr.
Kostet eine Automatisierung dafür 2.500 €, hat sie sich nach gut einem halben Jahr bezahlt gemacht. Dazu kommen Vorteile, die sich schwerer in Euro ausdrücken lassen: weniger Tippfehler, weniger Stress und mehr Zeit für Ihre Kunden.
Tipp: Schreiben Sie eine Woche lang auf, welche Aufgaben am Computer sich ständig wiederholen und wie lange sie dauern. Mit dieser Liste lässt sich sehr schnell sagen, wo sich eine Software für Sie lohnt.
Fertige Software oder eigene Lösung?
Nicht immer ist eine eigene Software die beste Wahl. Für viele Aufgaben gibt es gute fertige Programme, etwa für Buchhaltung oder Terminbuchung. Sie kosten meist eine monatliche Gebühr und sind sofort einsatzbereit.
Eine eigene Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn:
- keine fertige Software wirklich zu Ihren Abläufen passt,
- Sie mehrere Programme nutzen, die nicht miteinander zusammenarbeiten,
- die monatlichen Gebühren mit vielen Benutzern hoch werden, oder
- Ihr Ablauf genau das ist, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet.
Oft ist auch eine Mischung sinnvoll: Sie behalten Ihre bewährten Programme, und eine kleine eigene Lösung verbindet sie miteinander.
So halten Sie die Kosten im Rahmen
- Klein anfangen: Starten Sie mit den wichtigsten Funktionen. Was wirklich gebraucht wird, zeigt sich oft erst im Alltag.
- Abläufe vorher klären: Je genauer Sie beschreiben können, was die Software tun soll, desto genauer wird auch die Einschätzung. Dabei helfe ich Ihnen gerne im Consulting, zum Beispiel beim Erstellen eines Lastenhefts.
- Vorhandenes nutzen: Bewährte Bausteine und Programme, die Sie schon haben, müssen nicht neu erfunden werden.
- Schrittweise erweitern: Neue Funktionen kommen dazu, wenn sie gebraucht werden, nicht auf Vorrat.
Häufige Fragen
Warum kann man den Preis nicht sofort nennen?
Weil der Aufwand von vielen Details abhängt, die man erst im Gespräch erfährt. Nach einem ersten Austausch über Ihren Ablauf kann ich Ihnen meist eine gute Einschätzung geben.
Wie lange dauert die Entwicklung?
Ein kleines Werkzeug ist oft in wenigen Tagen bis zwei Wochen fertig. Größere Anwendungen brauchen mehrere Wochen bis Monate, häufig in mehreren Etappen.
Was kostet das Erstgespräch?
Nichts. Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Fazit
Kleine individuelle Lösungen beginnen bei etwa 1.500 €, größere Systeme kosten entsprechend mehr. Entscheidend ist aber nicht der Preis allein, sondern was die Software Ihnen an Zeit und Fehlern erspart. Wenn Sie wissen möchten, was Ihr Vorhaben ungefähr kosten würde, erzählen Sie mir einfach davon.