In vielen kleinen und mittleren Unternehmen steckt das wichtigste Wissen in Excel: Kundenlisten, Aufträge, Preise, Wartungstermine, jeweils in einer eigenen Datei. Das funktioniert eine Weile gut. Doch mit jedem Mitarbeiter und jedem Jahr wird es unübersichtlicher. Ich überführe Ihre Tabellen in ein eigenes System, das genau für Ihre Daten gebaut ist.
Das Problem im Alltag
- Welche Datei ist aktuell? „Kunden_2024_final_neu.xlsx“ liegt auf dem Server, eine andere Version auf dem Laptop des Kollegen.
- Nur einer kann bearbeiten: Die Datei ist gesperrt, weil sie gerade jemand anderes offen hat.
- Doppelte und widersprüchliche Daten: Dieselbe Kundin steht mit zwei verschiedenen Adressen in zwei Tabellen.
- Fehler fallen nicht auf: Eine verrutschte Zeile oder eine überschriebene Formel bleibt oft wochenlang unbemerkt.
- Kein Überblick: Die Frage „Welche Kunden haben seit einem Jahr nichts bestellt?“ kostet einen halben Tag.
So funktioniert die Lösung
Ich entwickle eine Web-Anwendung mit einer Datenbank, die genau auf die Daten zugeschnitten ist, die Sie heute in Ihren Tabellen sammeln. Kein Standardprogramm, in das Sie Ihre Arbeit hineinpressen müssen, sondern ein System, das Ihre Arbeitsweise abbildet.
- Bestandsaufnahme: Wir gehen Ihre Tabellen gemeinsam durch. Welche Spalten gibt es, was gehört zusammen, wer braucht welche Daten?
- Aufbau: Ich lege eine saubere Datenbank an. Kunden, Aufträge, Geräte oder Objekte werden miteinander verknüpft, statt mehrfach abgetippt.
- Übernahme: Die bestehenden Excel-Daten werden importiert, bereinigt und Doppelungen zusammengeführt.
- Oberfläche: Ihr Team arbeitet im Browser mit übersichtlichen Masken, Suchfeld und Filtern, auch gleichzeitig.
- Auswertungen: Wichtige Fragen beantwortet das System auf Knopfdruck. Und wer Excel weiter braucht, kann jederzeit exportieren.
Was Sie davon haben
- Eine Wahrheit: Jede Information gibt es genau einmal, und alle sehen denselben Stand.
- Gleichzeitig arbeiten: Mehrere Personen können parallel Daten pflegen.
- Weniger Fehler: Pflichtfelder und Prüfungen verhindern unvollständige oder falsche Einträge.
- Klare Rechte: Jeder sieht und ändert nur, was er für seine Arbeit braucht. Änderungen sind nachvollziehbar.
- Wächst mit: Neue Felder, Auswertungen oder Anbindungen an andere Programme lassen sich später ergänzen.
Für welche Betriebe passt das?
Für jeden Betrieb, in dem mehrere Personen mit denselben Tabellen arbeiten: Handwerks- und Wartungsbetriebe mit Kunden- und Anlagenlisten, Hausverwaltungen mit Objekten und Mietern, Großhändler mit Preislisten, Vereine mit Mitgliederdaten, Agenturen mit Projekt- und Stundenlisten.
Tipp: Nicht jede Tabelle muss weg. Für schnelle Rechnungen und einmalige Auswertungen ist Excel ein großartiges Werkzeug. Ein eigenes System lohnt sich vor allem für Daten, die viele Menschen dauerhaft pflegen.
Was kostet das?
Eine maßgeschneiderte Datenbank mit Oberfläche für ein kleines Team liegt typischerweise im Bereich einer mittleren Web-Anwendung, also etwa 4.000 bis 12.000 €. Eine einzelne Liste mit wenigen Feldern ist günstiger, ein System mit vielen Benutzerrollen und Schnittstellen teurer. Dazu kommt das Hosting mit meist 5 bis 30 € im Monat. Wie Sie ausrechnen, ob sich das lohnt, steht im Ratgeber Was kostet Individualsoftware?.
Häufige Fragen
Gehen beim Umzug Daten verloren?
Nein. Ihre Excel-Dateien bleiben unverändert erhalten. Die Übernahme wird mit einer Kopie getestet, und Sie prüfen das Ergebnis, bevor das neue System in Betrieb geht.
Warum nicht einfach ein fertiges CRM?
Wenn ein fertiges Programm zu Ihnen passt, ist das oft die günstigere Wahl, und ich sage Ihnen das auch. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihre Daten besonders sind oder Sie in Standardprogrammen ständig Umwege gehen müssen.
Brauche ich eigene Server?
Nein. Die Anwendung läuft im Browser und wird bei einem Hoster in der EU betrieben. Auf Wunsch übernehme ich auch Wartung und Backups.
Fazit
Wenn Ihre Excel-Tabellen zum Engpass geworden sind, ist ein eigenes System mit Datenbank der nächste Schritt. Bringen Sie Ihre Tabellen einfach zum kostenlosen Erstgespräch mit, dann sehen wir uns gemeinsam an, was daraus werden kann.