Wartungsintervalle, Vertragslaufzeiten, Abgabetermine, Prüffristen, Projekt-Deadlines: In jedem Betrieb gibt es Termine, die auf keinen Fall vergessen werden dürfen. Oft stehen sie im Kopf, im Kalender einer einzelnen Person oder in einer Tabelle, die niemand regelmäßig öffnet. Eine eigene Fristenverwaltung sorgt dafür, dass nichts mehr durchrutscht. Ich entwickle Ihnen eine, die genau Ihre Fristen und Zuständigkeiten kennt.
Das Problem im Alltag
Fristen sind tückisch, weil sie lange in der Zukunft liegen. Heute ist alles entspannt, und in drei Monaten ist es plötzlich zu spät. Ist die zuständige Kollegin im Urlaub oder krank, weiß niemand Bescheid. Ein verpasster Termin kann teuer werden: eine verlängerte Vertragslaufzeit, eine verpasste Prüfung, eine Vertragsstrafe im Projekt.
So funktioniert die Lösung
- Alle Fristen an einem Ort: Fristen und Deadlines werden zentral erfasst, mit Zuständigkeit, Kunde oder Projekt und Unterlagen.
- Automatisch berechnet: Wiederkehrende Termine wie jährliche Wartungen oder Kündigungsfristen berechnet das System selbst.
- Vorfristen: Sie werden nicht erst am Tag der Frist erinnert, sondern rechtzeitig vorher, zum Beispiel vier Wochen und eine Woche davor.
- Vertretung: Wird eine Aufgabe nicht erledigt, wird automatisch die Vertretung oder die Chefin informiert.
- Überblick: Eine Übersicht zeigt, was diese Woche ansteht, was überfällig ist und wer woran arbeitet.
Was Sie davon haben
- Ruhiger schlafen: Keine Frist hängt mehr am Gedächtnis einzelner Personen.
- Früh genug handeln: Vorfristen geben Zeit zur Vorbereitung.
- Urlaubssicher: Vertretungsregeln greifen automatisch.
- Projekte im Griff: Meilensteine und Abhängigkeiten sind für alle sichtbar.
Für welche Betriebe passt das?
Planungs- und Ingenieurbüros mit Projektterminen und Abnahmen, Hausverwaltungen mit Prüf- und Wartungsfristen, Wartungsbetriebe mit Serviceintervallen, Agenturen mit Kunden-Deadlines, Büros mit vielen Verträgen und Kündigungsfristen sowie Vereine und Verbände mit Meldeterminen.
Abgrenzung: Diese Lösung erinnert Sie und Ihr Team. Wenn Ihre Kunden automatisch an Termine erinnert werden sollen, lesen Sie das Lösungsbeispiel Kunden automatisch an Termine erinnern. Beides lässt sich auch kombinieren.
Was kostet das?
Eine einfache Fristenliste mit Erinnerungen per E-Mail ist ein kleines Werkzeug für etwa 1.500 bis 3.000 €. Mit Projekten, Vertretungsregeln, Rechten und Anbindung an Ihren Kalender oder Ihre Kundendaten wird daraus eine mittlere Web-Anwendung von etwa 4.000 bis 12.000 €. Mehr im Ratgeber Was kostet Individualsoftware?.
Häufige Fragen
Reicht dafür nicht ein normaler Kalender?
Für wenige Termine ja. Ein Kalender kennt aber keine Vorfristen, keine Zuständigkeiten, keinen Status „erledigt“ und keine Vertretung. Sobald mehrere Personen und viele Fristen im Spiel sind, stößt er an Grenzen.
Können die Erinnerungen in Outlook erscheinen?
Ja. Fristen können zusätzlich in Ihren Kalender übertragen werden, und Erinnerungen kommen per E-Mail oder auf Wunsch per Messenger.
Können vorhandene Fristen aus Excel übernommen werden?
Ja, bestehende Listen werden beim Start importiert.
Fazit
Eine Fristenverwaltung nimmt Ihnen die Sorge ab, etwas Wichtiges zu vergessen, und macht Ihr Büro unabhängig vom Gedächtnis Einzelner. Welche Fristen bei Ihnen eine Rolle spielen, schauen wir uns gerne im kostenlosen Erstgespräch an.