Belege kommen als Foto per WhatsApp, als Anhang in fünf verschiedenen E-Mails oder als Schuhkarton voller Papier. Und das Wichtigste fehlt trotzdem. Mit einem eigenen Online-Portal laden Ihre Mandanten und Kunden ihre Unterlagen selbst hoch, geordnet und an einem sicheren Ort. Ich entwickle Ihnen ein solches Portal im Design Ihres Büros.
Das Problem im Alltag
Unterlagen einzusammeln ist in vielen Büros mühsame Kleinarbeit. Anhänge müssen gespeichert, umbenannt und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden. Was fehlt, muss man selbst herausfinden und nachfragen, oft mehrmals. Dazu kommt die Frage, ob sensible Dokumente per E-Mail oder Messenger überhaupt gut aufgehoben sind.
So funktioniert die Lösung
- Eigener Zugang: Jeder Kunde bekommt einen persönlichen, geschützten Zugang zu Ihrem Portal, im Design Ihres Büros.
- Checkliste statt Rätselraten: Der Kunde sieht, welche Unterlagen Sie für welchen Vorgang brauchen, zum Beispiel „Lohnsteuerbescheinigung 2026“ oder „Fotos vom Schaden“.
- Hochladen per Handy oder PC: Dokumente werden fotografiert oder als Datei hochgeladen und landen automatisch beim richtigen Vorgang.
- Überblick für Sie: Sie sehen auf einen Blick, wer was geliefert hat und was noch fehlt.
- Automatische Erinnerung: Fehlen Unterlagen kurz vor einer Frist, bekommt der Kunde automatisch eine freundliche Erinnerung.
Auf Wunsch kann eine KI hochgeladene Belege auslesen, etwa Datum, Betrag und Aussteller, und fehlende oder unleserliche Dokumente markieren.
Was Sie davon haben
- Vollständige Unterlagen: Klare Checklisten bedeuten weniger Nachfragen.
- Alles an einem Ort: Keine Anhänge mehr in verschiedenen Postfächern und Chats.
- Sicherer als E-Mail: Verschlüsselte Übertragung, geschützter Zugang und Speicherung in der EU.
- Weniger Hinterherlaufen: Das Portal erinnert, nicht Sie.
Für welche Betriebe passt das?
Steuerberater und Buchhaltungsbüros, Lohnbüros, Versicherungsmakler, Immobilienmakler und Hausverwaltungen (Mieterselbstauskunft, Nachweise), Kanzleien, Architekten- und Ingenieurbüros, die Pläne und Dokumente von Bauherren brauchen, sowie Sachverständige.
Was kostet das?
Ein schlankes Upload-Portal mit Kundenzugängen und Checklisten liegt meist im Bereich einer mittleren Web-Anwendung von etwa 4.000 bis 12.000 €. Mit mehreren Benutzerrollen, Belegerkennung per KI und Anbindung an Ihre Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware kann es auch über 12.000 € liegen. Dazu kommt das Hosting, je nach Speicherbedarf meist 5 bis 30 € im Monat. Mehr im Ratgeber Was kostet Individualsoftware?.
Für Berufsgeheimnisträger: Steuerberater, Anwälte und andere Berufsgeheimnisträger dürfen externe Dienstleister nur unter bestimmten Voraussetzungen einbinden. Hosting-Anbieter und Speicherort wähle ich deshalb gemeinsam mit Ihnen so aus, dass sie zu Ihren beruflichen Pflichten passen.
Häufige Fragen
Gibt es dafür nicht schon fertige Lösungen?
Für manche Branchen ja, etwa in der Steuerberatung. Wenn eine fertige Lösung zu Ihnen passt, sage ich Ihnen das. Ein eigenes Portal lohnt sich, wenn Ihre Abläufe besonders sind oder Sie mehrere Programme verbinden möchten.
Ist das für ältere Kunden nicht zu kompliziert?
Die Bedienung wird bewusst einfach gehalten: anmelden, Liste ansehen, Foto machen, fertig. Wer trotzdem lieber Papier bringt, kann das weiter tun, und Sie laden es selbst hoch.
Können meine Kunden auch Dokumente von mir abholen?
Ja. Das Portal kann in beide Richtungen funktionieren, etwa für Bescheide, Auswertungen oder Verträge.
Fazit
Ein eigenes Upload-Portal spart Ihnen das Einsammeln, Sortieren und Nachfragen und gibt Ihren Kunden einen sicheren, einfachen Weg für ihre Unterlagen. Wie das zu Ihrem Büro passen könnte, besprechen wir gerne im kostenlosen Erstgespräch.