Morgens um acht klingelt das Telefon im Minutentakt, die Leitung ist dauerbesetzt, und Kunden hängen in der Warteschleife. Dabei wollen die meisten nur eines: einen Termin. Mit einer Online-Terminbuchung erledigen sie das selbst, zu jeder Uhrzeit und in einer Minute. Ich entwickle Ihnen eine Online-Terminbuchung, die genau zu Ihren Abläufen passt.
Das Problem im Alltag
Jeder Anruf unterbricht die Arbeit. Wer gerade einen Kunden bedient, kann nicht gleichzeitig ans Telefon gehen. Termine werden auf Zettel notiert, später in den Kalender übertragen und manchmal doppelt vergeben. Und wer abends Zeit hat, einen Termin auszumachen, erreicht niemanden mehr.
So funktioniert die Lösung
- Auf Ihrer Website gibt es einen Bereich „Termin buchen“. Der Kunde wählt die gewünschte Leistung, zum Beispiel „Beratung, 30 Minuten“ oder „Haarschnitt mit Waschen“.
- Das System zeigt nur Zeiten an, die wirklich frei sind. Es berücksichtigt Öffnungszeiten, Pausen, Urlaub und die Dauer der Leistung.
- Der Kunde gibt Name und Kontaktdaten ein und bekommt sofort eine Bestätigung per E-Mail.
- Der Termin erscheint automatisch in Ihrem Kalender. Bei mehreren Mitarbeitern oder Räumen landet er beim richtigen Ansprechpartner.
- Vor dem Termin geht eine Erinnerung raus. Absagen und Verschieben kann der Kunde selbst über einen Link.
Was Sie davon haben
- Weniger Anrufe: Das Telefon klingelt nur noch, wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt.
- Buchungen rund um die Uhr: Auch abends und am Wochenende kommen neue Termine rein.
- Keine Doppelbuchungen: Jede Zeit kann nur einmal vergeben werden.
- Passt zu Ihnen: Pufferzeiten, Anzahlungen oder Fragen vor der Buchung, alles nach Ihren Regeln.
Fertiges Tool oder eigene Lösung?
Es gibt viele fertige Buchungsdienste mit Monatsabo. Für einfache Fälle sind sie eine gute Wahl, und ich sage Ihnen ehrlich, wenn das bei Ihnen reicht. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihre Abläufe nicht ins Schema passen: zum Beispiel Termine, die von Fahrzeiten abhängen, Leistungen mit mehreren Schritten, besondere Regeln für Stammkunden oder die Anbindung an Ihr bestehendes Programm. Dann gehört die Lösung Ihnen, es fallen keine Abogebühren pro Mitarbeiter an, und sie sieht aus wie Ihre Website.
Für welche Betriebe passt das?
Arzt- und Physiotherapiepraxen, Friseure, Kosmetik- und Nagelstudios, Kfz-Werkstätten, Fahrschulen, Coaches und Beratungsbüros sowie Sprechstunden in Vereinen und Hausverwaltungen. Auch Handwerksbetriebe nutzen Online-Buchung, etwa für Besichtigungstermine oder feste Zeitfenster für Kundendienst.
Was kostet das?
Eine einfache Terminbuchung für eine Person mit wenigen Leistungen ist ein kleines Projekt ab etwa 1.500 bis 3.000 €. Mit mehreren Mitarbeitern, Räumen, Anzahlungen und Anbindung an Ihre Software liegt sie eher im Bereich einer mittleren Web-Anwendung von etwa 4.000 bis 12.000 €. Dazu kommt das Hosting mit meist 5 bis 30 € im Monat. Mehr dazu im Ratgeber Was kostet Individualsoftware?.
Häufige Fragen
Kann ich bestimmte Zeiten weiterhin selbst vergeben?
Ja. Sie legen fest, welche Zeiten online buchbar sind. Andere Zeiten bleiben für Telefon, Stammkunden oder Notfälle reserviert.
Was ist mit Kunden, die nicht online buchen möchten?
Die können weiterhin anrufen. Sie tragen den Termin dann selbst in dasselbe System ein, so bleibt alles an einem Ort.
Wie steht es um den Datenschutz?
Es werden nur die Daten abgefragt, die Sie wirklich brauchen. Die Anwendung läuft auf Servern in der EU, und Ihre Datenschutzerklärung wird entsprechend ergänzt.
Fazit
Eine Online-Terminbuchung nimmt Ihnen einen großen Teil der Telefonate ab und macht es Ihren Kunden leicht, einen Termin zu bekommen. Ob ein fertiges Tool reicht oder eine eigene Lösung besser passt, klären wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch.